Outlook en digitaal organiseren

Online cursus outlook


Outlook

Mensen versturen iedere dag miljarden e-mails. Email is in het bedrijfsleven het meest gebruikte communicatiemiddel. Het is de belangrijkste oorzaak van continue online zijn, van multitasking, van voortdurende lichte stress en zelfs van slaapgebrek (Compernolle, 2014).

 

Er gaat in ons leven heel veel tijd verloren met e-mail, omdat het onze gerichte brein negatief beïnvloed en we steeds worden gedwongen om te schakelen tussen verschillende taken. Voor veel mensen leidt de hoeveelheid e-mails die ze krijgen tot stress, terwijl uit onderzoek is gebleken dat 80% van de e-mails niet belangrijk zijn. Het continue bezig zijn met e-mail houdt ons af van interactie en communicatie. Tevens zorgt het voor een teruglopende productiviteit. E-mail wordt namelijk vaak gebruikt voor tweezijdige communicatie, maar is eigenlijk ontworpen voor het eenzijdig delen van informatie om zaken vast te leggen. Hierdoor hebben mensen de neiging voortdurend hun e-mail te checken omdat ze zitten te ‘wachten’ op antwoord. Dit betekent dat ze steeds worden afgehouden waar ze eigenlijk mee bezig zijn, waardoor hun intellectuele prestaties volledig worden verpest.

Het is dus van belang e-mail niet te gebruiken voor de directe uitwisseling van meningen en ideeën. Gebruik daarvoor persoonlijke gesprekken, en indien dit niet tot de mogelijkheden behoort, telefoongesprekken. Deze vorm van communicatie is vele malen efficiënter en effectiever.

 

Een ander bijkomend aspect dat funest is voor productiviteit is dat mensen e-mails hun agenda laten bepalen. Mensen blijven hierdoor in een reactieve modus zitten en zijn niet in staat om zich te richten op wat echt van belang is. Ze worden geleid door de inkomende stroom aan e-mails en het lukt hen niet om zelf hun agenda te bepalen.

Tijdens de online cursus digitaal organiseren ga je leren om zo efficiënt en effectief mogelijk te werken zonder dat je steeds het gevoel hebt geleefd te worden en onder stress te staan. We gaan hierbij kijken naar verschillende aspecten van je werksituatie namelijk je mailbox, je agenda en je fysieke en digitale archief.

Reactie schrijven

Commentaren: 0